活用Word技巧 办公事半功倍(6)

　　论文Word技巧小结

　　前一段时间用Word2000写论文，越来越觉得Word设计者独具匠心。我从初中开始用Word5.0，一直用到现在这个版本，其间用它排过两本书，大 概用过超过80%的功能(粗略地按help统计)，包括自己写宏和带对话框的Word Basic，应该说比较有发言权。微软的东东总的来讲让我满意的很少(Windows一日不消除蓝屏，就一日不能登大雅之堂)，Word算头一号。我看过 一篇对微软Office组总头的专访，他说市场调查显示绝大多数用户只用到Word很少的一点功能，非常可惜。我相信这并非妄言。半月前我们实验室有个哥 们说vi比Word功能强，我听着不服，让他举例。他说，vi可以选定文本中的一列，Word不行。我当时无言以对，因为我确实不知道Word里怎么选定 列，EditPlus或者UltraEdit倒是可以，后来我看了帮助，才知道Word里按Alt拖鼠标是可以选列的。再早些时候， PlateauWolf曾经敏锐地观察到Word中文排版每行最后的标点符号参差不齐，并因此大肆鼓吹WPS 2000。我也是到最近才知道，Word里有个选项，“排版时压缩标点间距”，把它关了就没事了。可见，往往弱的不是Word而是我们。

　　下面我总结几条用Word排论文的技巧

　　插公式时经常需要让公式居中对齐、行末的公式编号右对齐。只要设一个居中制表位和一个右对齐制表位，输入时按TAB即可。建议居中制表位位置用字符做单位，比如五号字体在缺省A4页面上是每行40字符，居中制表位就可以设在20字符处。

　　我的公式编号用SEQ域输入，从“插入”菜单选“域”即可。这样做的好处是如果我有100个公式，在最开始插入一个新的，那么这100个公式的编号都要加1。

　　如果手工修改会非常耗体，而Ctrl+A全部选定再F9更新域则十分快捷。

　　参考文献用尾注，也在“插入”菜单里。缺省的是上标格式，按Ctrl+‘+‘可以改成正常格式。好处也是可以自动排号。

　　图片说明用题注。一般排版要让题注宽度小于版心距，我用水平标尺上的悬挂缩进加右缩进实现。

　　Word表格中可以进行简单的计算。比如我有一个表格，让第三列的值显示第二列比第一列多百分之几，用“表格”菜单的“公式”即可，不用Excel高射炮轰蚊子。

　　对公式、尾注、图片、表格的引用一概用交叉引用，“插入”菜单下。好处是可以做成超级链接，而且公式编号改动的话对这个公式的引用会跟着改。

　　所有的章节标题都用样式，并且用多级项目符号列表。好处是标题编号(第几 章、第几节)可以自动生成，可以在文档结构图(“视图”菜单)中浏览，可以用垂直滚动条下方的定位按钮快速定位，还可以生成目录。我一般关闭“基于所用格 式定义样式”这个自作聪明的功能，所有样式都自己选。

　　我的图片和表格做成嵌入式的，这样不会乱跑。表格每个单元格水平垂直均居中对齐(Word 2000新增功能)。表格段落格式选“段中不分页”，这样不会出现表格拆到两页上的恶心局面。

　　我的正文缺省样式是首行缩进2字符。输公式的时候要另起一行，但是逻辑上它应该跟前面的文字算作一段(鼠标三击可以选定段)，我用Shift+Enter小回车搞定。每次要输入公式的时候，点到前一个包含公式的段，用格式刷复制即可。

　　先写这么多，以后有新的再补充，也欢迎大家补充。

　　用Word编辑论文的几个建议

　　由于各方面的原因，大家主要还是用Microsoft Word (以下简称Word)编辑论文。Word在写科技论文方面虽然有一些先天不足，但却提供了非常强大的功能。如果不能充分利用这些功能，可能经常要为不断地 调整格式而烦恼。我把自己以前使用Word的经验和教训总结一下，抛块砖。

　　原则: 内容与表现分离

　　一篇论文应该包括两个层次的含义：内容与表现，前者是指文章作者用来表达自 己思想的文字、图片、表格、公式及整个文章的章节段落结构等，而后者则是指论文页面大小、边距、各种字体、字号等。相同的内容可以有不同的表现，例如一篇 文章在不同的出版社出版会有不同的表现;而不同的内容可以使用相同的表现，例如一个期刊上发表的所有文章的表现都是相同的。这两者的关系不言自明。在排版 软件普及之前，作者只需关心文章的内容，文章表现则由出版社的排版工人完成，当然他们之间会有一定交互。Word 倡导一种所见即所得(WYSIWYG)的方式,将编辑和排版集成在一起，使得作者在处理内容的同时就可以设置并立即看到其表现。可惜的是很多作者滥用 WYSIWYG，将内容与表现混杂在一起，花费了大量的时间在人工排版上，然而效率和效果都很差。