下面给大家介绍下办公室接电话礼仪,希望可以帮到您哦!
随着科技的发展和人们生活水平的提高,电话的普及率越来越高,人离不开电话,每天要接、打大量的电话。接打电话看似很容易,其实不然,接打电话大有讲究,可以说是一门学问、一门艺术。办公人员打接电话要给对方留下一个良好的印象,应注意以下基本礼仪:
一、重要的第一声。当我们打电话给某单位,若一接通,就能听到对方亲切、优美的招呼声,心里一定会很愉快,使双方对话能顺利展开,对该单位有了较好的印象。在电话中只要稍微注意一下自己的行为,就会给对方留下完全不同的印象。要记住,接电话时,应有“我代表单位形象”的意识。
二、要有喜悦的心情。打电话时我们要保持良好的心情,这样即使对方看不见你,但是从欢快的语调中也会被你感染,给对方留下极佳的印象。在电话中,要抱着“对方看着我”的心态去应对。
三、清晰明朗的声音。打电话时不能吸烟、喝茶、吃零食,即使是懒散的姿势对方也能够“听”得出来。因此打电话时,即使看不见对方,也要当作对方就在眼前,尽可能注意自己的姿势。
四、迅速准确的接听。现代工作人员业务繁忙,桌上往往会有两三部电话,听到电话铃声,应准确迅速地拿起听筒,最好在三声之内接听。即便电话离自己很远,听到电话铃声后,附近没有其他人,也应该用最快的速度拿起听筒。如果电话铃响了五声才拿起话筒,应该先向对方道歉;若电话响了许久,接起电话只是“喂”了一声,会给对方留下不好的印象。
五、认真清楚的记录。随时牢记5w1h技巧,所谓5w1h是指①when何时②who何人③where何地④what何事⑤why为什么⑥how如何进行。在工作中这些资料都是十分重要的,对接打电话具有相同的重要性。电话记录既要简洁又要完备,有赖于5w1h技巧。
六、了解来电话的目的。上班时间打来的电话几乎都与工作有关,切不可敷衍,即使对方要找的人不在,不能只说“不在”就把电话挂了。接电话时也要尽可能问清事由,避免误事。
七、挂电话前的礼貌。要结束电话交谈时,一般应当由打电话的一方提出,然后彼此客气地道别,说一声“再见”,再挂电话,不可只管自己讲完就挂断电话。
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